ใบ PO คืออะไร? เจาะลึกวงจรการจัดซื้อและวิธีคุมงบประมาณธุรกิจ

ใบ PO (Purchase Order) หรือ ใบสั่งซื้อสินค้า คือจุดเริ่มต้นของความโปร่งใสในธุรกิจ เอกสารนี้ออกโดย "ผู้ซื้อ" ส่งให้ "ผู้ขาย" เพื่อเป็นการยืนยันคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ

วงจรการจัดซื้อ (The Purchasing Cycle)

ในธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ การจะได้มาซึ่งสินค้ามักผ่านขั้นตอนดังนี้:

1. ใบขอซื้อ (PR - Purchase Requisition): พนักงานขออนุมัติซื้อภายในบริษัท

2. ใบเสนอราคา (Quotation): ผู้ขายเสนอราคามาให้พิจารณา

3. ใบสั่งซื้อ (PO): เมื่อตกลงซื้อ บริษัทจะออกใบ PO เพื่อล็อคราคาและจำนวน

ทำไมต้องออกใบ PO?

- ป้องกันการส่งของผิด: ระบุสเปกสินค้าชัดเจน

- คุมงบประมาณ: ฝ่ายบัญชีจะรู้ล่วงหน้าว่ามีภาระต้องจ่ายเท่าไหร่

- หลักฐานกฎหมาย: ใช้ยืนยันเมื่อเกิดข้อพิพาทเรื่องราคา

ตัวอย่างใบ PO:

ข้อมูลที่ต้องมีในใบ PO (สำคัญต่อการทำบัญชีและคุมงบประมาณ)

การออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ที่สมบูรณ์ ไม่ใช่แค่การจดรายการสินค้า แต่คือการสร้าง "ข้อตกลงที่ชัดเจน" ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ข้อมูลต่อไปนี้คือส่วนประกอบมาตรฐานที่ใบ PO ระดับมืออาชีพต้องมี:

- ข้อมูลคู่ค้า (Vendor Information): ชื่อ-ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย เพื่อใช้ยืนยันว่าเราทำธุรกรรมกับใคร

- เลขที่เอกสาร (PO Number): เลขอ้างอิงสำหรับติดตามสถานะสินค้าและใช้ตรวจสอบในระบบบัญชี

- รายการสินค้าและบริการ (Item Details): ระบุชื่อสินค้า, รหัสสินค้า (SKU), จำนวน และราคาต่อหน่วยให้ชัดเจนที่สุด

- วันที่นัดส่งมอบ (Expected Delivery Date): กำหนดการรับของที่แน่นอน เพื่อให้ฝ่ายคลังสินค้าเตรียมพร้อมรับของและตรวจสอบความถูกต้อง

- เงื่อนไขการชำระเงิน หรือ เครดิตเทอม (Payment Terms): ระบุระยะเวลาการชำระเงิน (เช่น 30 วัน หรือ 45 วัน) เพื่อให้ฝ่ายบัญชีวางแผนกระแสเงินสด (Cash Flow) ได้ล่วงหน้า

- สถานที่จัดส่ง (Shipping Address): ป้องกันความผิดพลาดในการส่งของผิดสาขาหรือผิดคลังสินค้า

เมื่อผู้ขายได้รับใบ PO และจัดส่งสินค้าเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการส่งใบแจ้งหนี้ (Invoice)เพื่อเรียกเก็บเงินตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ใน PO

Tips: ถ้าใช้ระบบเซนไดบิล ออกเอกสารให้ในไลน์ สามารถแชร์ส่งใบ PO ต่อในไลน์ได้เลย สะดวกที่สุด หรือให้คู่ค้าผ่านอีเมลได้ทันที ข้อมูลเหล่านี้จะถูกจัดวางอย่างเป็นระเบียบตามมาตรฐานสากล ช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการกรอกข้อมูลตกหล่น

อ่านต่อ ⮕ คู่มือฉบับสมบูรณ์: สรุปเอกสารบัญชี ที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้จัก